• 수요발생은 수요기관의 사업목적에 필요한 물품 및 용역의 필요에 따른 것이며, 해당예산을 확보함으로서 발생한다.

• 수요기관의 장은 품명, 규격(시방서), 납기, 특수조건 및 추산가격, 배정예산 및 물품수급관리계획 반영 여부등을 기재하여 나라장터(국가종합전자조달) 시스템을 이용 조달요청한다.

조달요청서는 본청 및 수요기관을 관할하는 지방청에서 접수하며 접수와 동시에 나라장터에 게재하여 일반에게 공개한다.

• 공개 제외 대상
  • 수요긴급 또는 비밀물자, 수의계약대상물품
  • 구매예상가격이 5천만원 미만인 내자
  • 해당연도에 1회 이상 규격 사전공개를 실시한 품목
• 공개기간
  • 접수일로부터 5일간(다만, 긴급을 요하는 경우에는 3일간 공개할 수 있다)

• 정부물품은 일반경쟁을 원칙으로 가장 경제적이고 경쟁이 가능한 규격으로 구매한다.
  그러나 수요기관이 요청하는 물품이 국가계약법시행령 제26조 각호 및 지방계약법시행령 제25조 각호에 해당하는 경우에는 수의계약에 의거 구매할 수 있다.

검토가 끝난 조달요청서는 구매결의서를 작성하며, 구매결의서에는 다음사항을 포함한다.

• 가. 구매관리번호
• 나. 수요기관명
• 다. 정부물품목록번호, 품명, 규격, 수량
• 라. 계약방법
• 마. 낙찰자 선정방식 (적격심사, 종합낙찰제, 2단계입찰, 분리입찰, 유사물품복수경쟁 등)
• 바. 법적근거
• 사. 예산금액 또는 추정가격
• 아. 협정물자(특정조달) 대상여부
• 자. 입찰일시(경쟁입찰시)
• 차. 납품기한 또는 계약기간, 납품장소, 인도조건, 검사 및 검수기관 이외에도 물품구매입찰유의서, 국가종합전자조달시스템(나라장터) 전자입찰특별유의서, 계약특수조건, 일반조건, 입찰보증금 수납에 관한 사항 등

입찰방법에 의하여 경쟁에 부치고자 하는 경우에는 지정정보처리장치(나라장터)를 이용하여 공고하여야 한다.

• 공고시기 (영 제35조)
  • 원칙 ： 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 7일 이전 공고
    * 협상계약의 공고기간은 일반 경우 40일 이상, 긴급인 경우 10일 이상임
• 입찰보증금 납부
  • 입찰참가 신청마감일(입찰일 전일)까지 입찰참가 신청서와 함께 입찰금액의 100분의 5 이상 납부하여야 함
  • 다만, 신용거래불량자, 계약관이 입찰보증금 납부가 필요하다고 결정한 경우 외에는 입찰보증금 면제
    * 입찰참가 신청서：입찰 보증금 납부서, 입찰 보증금 면제 확약서, 대리인 위임장, 사용인감계 등이 포함
• 입찰참가자격 기준일
  • 입찰참가등록 마감일을 기준하되, 현장설명 참가가 의무화된 공사는 현장설명일을 기준으로 함
• 대리인의 입찰참가
  • 입찰참가신청서 제출 시 및 입찰개시시각 전까지 대리인을 지정(변경 포함)한 경우에는 대리인이 입찰 참가 가능
    * 법인의 경우에는 당해 법인의 임/직원이 대리인

• 예정가격은 계약담당공무원이 구매를 위한 경쟁입찰 또는 수의시담을 하기전에 당해 계약목적물의 특성 및 계약여건등을 고려하여 예산의 범위내에서 구매가격으로서 적정하다고 판단하여 정한 가격을 말하며 동 가격은 입찰 또는 시담에 의한 낙찰자 선정의 기준이 되며 계약체결에 대한 최고 상한금액이 된다.
• 복수예비가격에 의한 예정가격 결정 - 경쟁입찰로 낙찰자를 결정할 경우 기초금액과 복수예비가격 작성
  • 계약담당공무원은 기초금액을 작성(영 제9조)하고 나라장터로 공개
    * 단, 협상계약은 공개하지 않을 수 있음
  • 기초금액의 ±2%(국가계약법적용 입찰) 또는 ±3%(지방계약범 적용입찰) 상당금액의 범위 내에서 서로 다른 15개의 예비가격을 작성하고 추첨된 4개의 예비가격을 산술평균하여 이를 예정가격으로 결정

• 재입찰(영 제20조 제1항)
  • 입찰은 입찰공고에 명시된 입찰시간과 장소에서 실시한다.
  • 최초에 부친 입찰이 유찰된 경우 다시 공고절차를 가지지 않고 같은 장소에서 재차 입찰에 부치는 제도
  • 처음 입찰에 참가하지 않아도 재입찰에 참가가 가능

• 경쟁입찰은 입찰 후 낙찰예정자로 선정된자와 수의계약은 수의계약 대상자와 권리, 의무변동(발생, 변경, 소멸)의 효과가 발생하는 법률 행위로서 전자계약을 체결함으로서 성립한다.
• 계약보증금 (영 제50조)
  • 계약금액(장기계속은 총금액, 단가계약은 1회 최대납품요구액)의 10% 이상
    * 용역의 경우 공사 계약보증금 규정 준용 가능
  • 납부수단 : 현금 또는 영 제37조 제2항에 의한 보증서 등
  • 계약이행이 완료되면 계약보증금을 지체 없이 반환

• 계약서에는 인지세법에 의한 인지세액을 계산하여 과세문서(계약서)에 인지를 붙임으로서 납부케하고 계약당사자 및 수요기관에게 송부 한다.

• 계약당사자는 계약서에 따라 물품을 납품하며, 계약물품은 계약서 규격, 시방서 및 제반 조건 등에 맞도록 제작한 물품을 공급한다.

• 계약자는 납품에 필요한 제반 준비사항을 완료한 후에 서면으로 수요기관에 통지하고 필요한 검사를 받아야 한다.

• 계약상대자는 수요기관에 계약목적물에 대한 검사/검수요청을 납품일까지 서면으로 신청한다.

• "검사"는 계약목적물이 관련법령에 의거 적합하고 구매규격시방서대로 제조설치되었는지 여부를 검사공무원이 확인하는 것이며, "검수"는 검사에 합격된 계약목적물이 손상 또는 훼손품이 없고 납품서류상의 수량대로 납품되었는지 여부를 물품출납공무원이 확인하는 것을 말하며, 검사는 검사요청을 받은 날로부터 14일이내에 검사를 하여야 한다.

• 물품을 인수한 수요기관에서는 물품납품 및 영수증을 발급하며, 계약조건에 따른 유보금 및 공채매입 여부등 대금지급시 참고할 내용을 부기한다.

• 수요기관에서 검사검수가 완료되어 물품납품 및 영수증, 기타 제출서류를 첨부하여 계약자가 조달청에 대금청구를 하는 경우에는 제반기재 사항, 계약물품의 규격 및 수량, 납품기한 대 실제 납품일, 하자보증금 적립여부, 계약자에게 지급될 금액에 관한사항등을 확인 후 대금을 청구한다. 다만, 수요기관 직불의 경우에는 해당 수요기관에서 대금청구와 관련된 업무를 처리한다.

납품서류 확인결과 하자가 없거나 보완이 완료된 경우에는 계약종결서류를 작성하고, 계약종결 및 분할납품이행 내용(수요기관직불의 경우는 수요기관 통보내용)을 조달EDI에 입력 한다.
경영분석담당관은 해당계약과에서 지급을 의뢰한 계약종결서류를 확인하고 다음의 금액을 공제하고 계약자에게 지급(계좌입금)한다.

• 가. 기성 또는 기납부분에 대한 대가 지급액
• 나. 선금잔액
• 다. 지체상금 징수대상액
• 라. 계약금액 지급유보 대상액
  (사후원가검토조건부 계약 기타 설치 및 시운전 미필등 일부 유보할 사유가 있는 경우)
• 마. 하자보수보증금 (계약서에 명시된 경우에 한함)
• * 라, 마 항은 보증서로 갈음할 수 있음

납품대가는 계약상대자의 청구를 받은 날로부터 5일 이내(국가계약법시행령 제58조 제1항 및 제2항)에 지급토록 규정하고 있다.
조달청은 위 대가지급기한에 불구하고 계약상대자가 유효한 서류를 갖추어 대가청구를 하는 경우에는 4근무시간내에 지급한다.

• 계약상대자에게 계약물품대금을 지급한 후 계약대금과 해당 조달수수료를 가산하여 수요기관에 납입고지하고(수요기관직불의 경우는 해당 수수료), 수요기관은 동 금액을 국고수납대리점에 납부한다.